Datenfreiheit
Hereinkommen, arbeiten, wieder gehen.
Eine Software, die man nur schwer wieder verlässt, gewinnt keine Kunden — sie behält sie. FahrDesk beschreibt deshalb offen, was beim Übernehmen, Exportieren und Löschen passiert: mit Format, Umfang und Frist.
- Exportformat Version 1
- 15 Aufbewahrungsregeln
- in jedem Tarif enthalten
Fünf Schritte
Der ganze Weg, von der Übernahme bis zur Löschung.
Jeder Schritt mit dem, was Sie tatsächlich bekommen — und mit der Stelle, an der es nachzulesen ist.
- 01
Übernehmen
Kommen meine Bestandsdaten mit?
Aus 7 Quellen direkt: 5 Fahrschulprogramme mit eigenem Adapter (Vogel Fahrschul-Manager, DEGENER FAHRSCHULOFFICE 360°, Fahrschulcockpit, YOU-DRIVE Manager, AUTOVIO), dazu 2 allgemeine Wege — Excel/CSV nach Importvorlage und der kombinierte Import aus mehreren Systemen. Vor dem Schreiben läuft ein Probelauf: Zuordnung prüfen, Werte abgleichen, Bilanz ansehen — erst danach wird übernommen.
Der Wechselprozess im Detail - 02
Nutzen
Bin ich danach eingesperrt?
Das Exportformat ist öffentlich dokumentiert — vollständig, mit Feldkatalog und Beziehungsmodell, ohne Anmeldung einsehbar. Ein anderer Anbieter kann daran arbeiten, bevor Sie sich für einen Wechsel entscheiden.
Die offene Formatbeschreibung - 03
Exportieren
Was bekomme ich heraus?
Ein Paket in Version 1: CSV in UTF-8 mit „;" als Trennzeichen, Sprache de-DE, dazu 6 Rahmendateien — Manifest mit Satzzahlen und Prüfsummen (sha256), Datenwörterbuch und eine Liesmich für den Menschen. Der Downloadlink gilt 7 Tage.
Paketaufbau und Feldkatalog - 04
Kündigen
Und wenn ich gehe?
Der Exit-Export ist in jedem Tarif enthalten — nicht als Zusatzleistung und nicht gegen Aufpreis. Er ist derselbe Export wie im laufenden Betrieb; es gibt keine reduzierte Kündigungsfassung.
Was in jedem Tarif enthalten ist - 05
Löschen
Wird danach wirklich gelöscht?
Nicht sofort und nicht willkürlich: 15 Aufbewahrungsregeln bestimmen, was wie lange bleiben MUSS — Handelsbücher zehn Jahre, eingereichte Fahrschülerunterlagen sechs Monate. Läuft ein Rechtsstreit oder eine Betriebsprüfung, greift eine Löschsperre, und die schlägt jede abgelaufene Frist.
In jedem Tarif
Datenfreiheit ist keine Zusatzleistung.
Diese vier Punkte hängen nicht am Tarif. Sie sind der Grund, warum ein Wechsel zu FahrDesk keine Einbahnstrasse ist.
- normaler Datenexport
- Exit-/Kündigungsexport
- Datenschutzexport
- kontrollierte Datenlöschung
| Funktion | Tarif |
|---|---|
| DatenimportImport aus unterstützten Quellsystemen und tabellarischen Formaten. | alle Tarife |
| Testmigration / Dry RunTestimport mit Prüfung vor Produktivfreigabe. | alle Tarife |
| Mapping & ValidierungFeldzuordnung, Abhängigkeiten, Warnungen und Fehlerprüfung. | alle Tarife |
| Delta-MigrationNur neue/geänderte Daten als Migrationsart. | alle Tarife |
| MigrationsadapterVogel, DEGENER, Fahrschulcockpit, YOU-DRIVE, AUTOVIO und tabellarische Quellen. | alle Tarife |
| Normaler DatenexportExport während der laufenden Nutzung. | alle Tarife |
| Exit-/KündigungsexportKontrollierter Export im Kündigungs-/Exit-Prozess. | alle Tarife |
| Kontrollierte DatenlöschungSoft-/Hard-Delete-Prozesse unter Berücksichtigung von Aufbewahrung. | alle Tarife |
| Datenschutz-/PortabilitätsfunktionenExport-, Lösch- und Datenschutzprozesse. | alle Tarife |
Aufbewahrung
15 Regeln, jede mit ihrer Fundstelle.
Löschen heisst nicht „alles weg“. Was aufbewahrt werden muss, steht im Gesetz; was FahrDesk mangels eindeutiger Frist setzt, ist als Vorschlag gekennzeichnet und von jedem Betrieb änderbar. Diese Tabelle ist das Profil, das FahrDesk mitliefert — dieselben Werte, die in der Anwendung unter Einstellungen stehen.
| Was | Wie lange | Herkunft |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte | 10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in das der Auslöser fällt (ab Ende des Geschäftsjahres) | Gesetzlich§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB |
| Buchungsbelege, Rechnungen, Zahlungsbelege | 8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in das der Auslöser fällt (ab Erstellung des Dokuments) | Gesetzlich§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO (i. d. F. des BEG IV) |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in das der Auslöser fällt (ab Erstellung des Dokuments) | Gesetzlich§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 4 HGB |
| Geschäftsdokument ohne erkannten Typ | 10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in das der Auslöser fällt (ab Erstellung des Dokuments) | FahrDesk-VorschlagAuffangregel — längste in Betracht kommende Frist des § 147 AO |
| Allgemeine Personalunterlagen | 3 Jahre ab Ende des Beschäftigungsverhältnisses | FahrDesk-VorschlagSetzung, orientiert an der Regelverjährung § 195 BGB |
| Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen | 3 Jahre ab Ende des Beschäftigungsverhältnisses | FahrDesk-VorschlagSetzung, orientiert an der Regelverjährung § 195 BGB |
| Lohnkonto und Lohnsteuerunterlagen | 6 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in das der Auslöser fällt (ab der letzten Lohnzahlung) | Gesetzlich§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen (Buchungsbelege) | 8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in das der Auslöser fällt (ab Erstellung des Dokuments) | Gesetzlich§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO (Entgeltabrechnung als Buchungsbeleg) |
| Beitrags- und Sozialversicherungsunterlagen | 5 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in das der Auslöser fällt (ab der letzten Lohnzahlung) | FahrDesk-Vorschlag§ 28f Abs. 1 SGB IV — Setzung, da der Prüfzeitpunkt hier unbekannt ist |
| Fahrlehrerlaubnis, Qualifikations- und Fortbildungsnachweise | 5 Jahre ab Ende des Beschäftigungsverhältnisses | FahrDesk-VorschlagSetzung — Nachweisfähigkeit gegenüber der Fahrschulüberwachung |
| Ausbildungsnachweise und -aufzeichnungen der Fahrschule | 5 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in das der Auslöser fällt (ab Abschluss der Ausbildung) | GesetzlichAufzeichnungspflicht der Fahrschule (FahrschG/FahrschAusbO) |
| Vom Fahrschüler eingereichte Unterlagen (Sehtest, Erste Hilfe, Passbild, Ausweis) | 6 Monate ab Abschluss der Ausbildung | FahrDesk-VorschlagArt. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO — Zweckfortfall |
| Rohdateien eines Datenumzugs (XLSX/CSV/ZIP) | 30 Tage ab Abschluss des Imports | FahrDesk-VorschlagBetriebliche Setzung — Nachprüfungsfrist nach dem Import |
| Erzeugte Ausgabedateien (Datenauskunft, Portabilitätspaket) | 7 Tage ab Erstellung des Exports | FahrDesk-VorschlagBetriebliche Setzung — jederzeit neu erzeugbar |
| Logo, Favicon und andere Markenbilder ohne Personenbezug | Solange in Verwendung, danach noch 30 Tage | FahrDesk-VorschlagKein Personenbezug — betriebliche Setzung |
Diese Tabelle beschreibt die Voreinstellung der Software, nicht die Rechtslage Ihres Betriebs. Ob eine Frist in Ihrem Fall länger läuft — etwa wegen einer laufenden Betriebsprüfung — entscheidet Ihre steuerliche oder rechtliche Beratung. FahrDesk liefert dafür die Löschsperre, nicht die Einschätzung.
FahrDesk in Ihrem Fahrschulalltag kennenlernen.
Zeigen Sie uns Ihren heutigen Ablauf. Wir gehen gemeinsam durch die Bereiche, die für Ihren Betrieb relevant sind, und klären bei einem bestehenden System anschließend auch den sinnvollsten Weg für die Datenübernahme.
Eine Beratung oder Produktprüfung verändert noch nichts an Ihrem laufenden Betrieb.